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人工智能和自動化科技已是大勢所趨，成為許多企業用來提高經營效率的方法。要發揮流程自動化的最大優勢，管理人員需要充分瞭解不同工具或服務的特性，謹慎挑選最適合企業經營模式的軟件，並減少對團隊的影響。
自動化管理流程
在某些工作範疇，自動化技術已相當成熟。一個完善的通用軟件能夠基於公司的IT基礎架構來運作，涵蓋並優化不同的工作內容。
透過整合企業現行的IT系統與自動化軟件，企業可以有效地簡化工作流程，同時節省員工時間。
這些演算法能夠協助員工快速地處理重複事項，從而減低人為錯誤。常見的自動作軟件類別包括：
- 業務流程管理（Business Process Management, BPM）
- 光學字元辨識（Optical Character Recognition, OCR）
- 機器人流程自動化（Robotic process automation, RPA）
機器人流程自動化 (RPA) 已應用於金融領域的多項業務，例如：
- 財務控制與報告
- 現金支付
- 一般會計
- 客戶關係管理
不少精通互聯網的消費者已習慣在線上平台管理個人事務，因此企業可以結合數碼化平台與自助服務，提升顧客服務的水平。同時，自動化工具使企業能夠更加善用資源，亦有利於提升公司的品牌價值。
以聊天機械人應對客戶查詢
聊天機械人 (又稱智能客服 Chatbot AI) 能高效地處理大量的客戶查詢，並且無需佔用員工寶貴的工作時間。
你可以理解這種自動化軟件為基於人工智能運作的客戶服務專員，同時具備客製化選項，協助企業及時地同步應對各類查詢。
這類型服務不僅容易負擔，還更能為銷售對象提供專業支援，有效管理客戶的信息，提升公司的潛在銷售額。
Intercom便是其中一款廣泛使用的自動化客服軟件。
自助服務渠道
自助服務渠道 (Self-Service Portals) 使得許多流程都可以在遠端執行，如客戶引導、交易管理、客戶支援、資料庫查詢等。
現今社會，顧客至上的經營觀念尤為重要。企業透過建立線上的溝通渠道及介面，可以提供更多樣化的遠端服務，有效為雙方節省時間，提高客戶滿意度，在長遠來說有助改善客戶保留率。
另一邊廂，員工的滿意度亦同樣不容忽視。Appogeehr便是幫助公司管理人力資源的服務，可以統一處理位於世界各地的員工的事宜。
揉合團隊經驗和自動化的優點
儘管人工智能的應用愈發廣泛，但部分財務管理的工作仍然需要一定程度上的
人為判斷，例子包括：
- 審計
- 風險管理
- 財資管理
- 財務規劃和分析
- 稅務
今後，發展自動化工具及人工智能應用服務的企業將進一步踏足這些領域，而各行各業都更加需要經驗豐富的管理人員來擔當重要的決策角色。
自動化與繁複的日常操作
雖然自動化科技越漸成熟，但大多數基於人際互動的工作範疇都是更難於完全自動化的，舉例來說：
- 業務發展
- 對外關係
- 會計管理
儘管如此，自動化軟件有效支援銷售及行銷團隊的個人化需求，企業則可以針對指定的範疇，使用不同種類的應用程式。
例子：
客戶關係管理系統 (Customer Relationship Management System) 能有效減省日常整理試算表的人手，更可妥善地集中保存客戶記錄。同時，與客戶的溝通過程和業務進展變得一目了然，這確保銷售團隊可以按既定的詳細計劃與不同客戶進行商談。另外，銷售、行銷和行政部門可以同步從資料庫中取得各項目的最新資訊，從而顯著改善客戶管理的流程。
電郵行銷軟件可以幫助企業鎖定目標客戶群，配合客製化的郵件內容，更快速高效地將合適的資訊傳播至用戶端。透過如Mailchimp的自動化行銷軟件，企業可以活用現有及潛在客戶的資料庫作推廣之用。
行銷自動化應用程式有助細化行銷策略，提高精準行銷的效益。另外，這些軟件還有助內容創作，改善市場劃分，開發潛在客戶及市場。
貿易融資：正值轉型期的行業
全球貿易活動的融資額已高達每年15萬億美元，然而不少融資方在處理貿易融資的手續時，還是要求申請人遞交傳統的實體文件。
原因是在不少國家，重要文件如提貨單和發票依然以列印本作準。而當貨物沿著供應鏈運輸時，運輸人員仍會交換相關貨運文件的列印本。
不過，改變僅是轉眼間的事，無紙化通關亦已在各地陸續實施。
如今，Velotrade等數碼化平台已全面使用自動化技術，將申請融資相關的行政工作量降至最低。供應商和投資者只需透過Velotrade線上平台即可快速進行交易。
應用程式介面 (Application Programming Interface – API) 是連接銀行、會計師事務所和電商店家的數碼化媒介。
企業在選擇自動化服務時，同時代表需要信任你的服務提供商。據IBM的調查，在2020年，安全漏洞問題導致了不同公司共逾386萬美元的損失。
客戶服務與用戶體驗
現有客戶可以從手機或桌面用戶端登入網上平台，自助查閱交易狀態。
團隊可以按照客戶管理系統上的資料，及時跟進各類查詢，按個別情況作後續安排。
藉此，客戶管理系統有助提升用戶體驗及優化轉換率，對於繁忙的銷售團隊來說尤為重要。
合規程序及管控
部分信貸審批和合規程序仍然需要人手把關，配合定期檢查資料庫，以預防欺詐及遵從嚴格的金融法規要求，保障賣家和投資者。
同時，Velotrade使用光學字元辨識（Optical Character Recognition 、OCR）的技術來檢查發票的內容規格，將相關的人為判斷降至最低。
自動化與團隊管理
無容置疑，善用自動化技術可以成為業務發展的一大助力，尤其能改善產品性能及節省人力成本。
不過在為企業帶來巨大的效益之前，管理層需要克服不少潛在的團隊問題及挑戰。
數位化和自動化的技術日新月異，業務轉型的程度和速度也比想像高。
與此同時，管理團隊會面臨決策上的壓力，需要迅速分析相關情況，訂立合適的經營方針。比如說，近年來許多個人銷售業務都轉趨自助化，管理人員便須因時制宜，決定團隊日後的工作目標。
這些轉變不但對管理人員的分析力和決策力有所要求，同時亦需要公司團隊的支持和行動。
因為相關的方針很大程度上會影響員工及其工作文化，所以管理層在實施這些項目時，應謹慎地評估進度，並及時回應員工的意見回饋。
如何實行自動化流程
在引入自動化工具之前，主管應該先建立一個彈性和以人為本的工作環境，透過良好的溝通協助成員適應轉變帶來的衝擊。
這些方法有效幫助企業克服工作性質轉變的過渡期，令每位員工都充分了解新的流程和有關影響。