Quản Lý Dòng Tiền Cho Doanh Nghiệp

Quản lý dòng tiền là gì?

Trong kinh doanh, quản lý dòng tiền được hiểu là việc tối ưu hóa lượng tiền của doanh nghiệp thông qua việc hoạch định các chiến lược và thực hiện các hoạt động tổng hợp, kiểm soát, giải ngân và đầu tư của doanh nghiệp một cách hợp lý.

Nói một cách đơn giản, đây là cách mà một doanh nghiệp quản lý các hoạt động tài chính của mình. Để tối ưu giá trị, một số doanh nghiệp thậm chí còn thuê ngoài các đơn vị cung cấp dịch vụ quản trị dòng tiền riêng.

Quản lý dòng tiền còn có thể biết đến theo một khái niệm khác là quản trị logistics dòng tiền. Khái niệm này được cho là hết sức hợp lý bởi vì quản trị logistics liên quan đến việc quản lý sự luân chuyển của hàng hóa. Với cách hiểu như vậy, quản lý dòng tiền là việc quản lý và giám sát dòng tiền ra và vào của doanh nghiệp.

Tại sao quản lý dòng tiền lại quan trọng?

Như người ta vẫn thường nói, tiền mặt là vua!

Tiền là mạch máu và là tài sản quan trọng nhất để duy trì hoạt động của một doanh nghiệp. Tiền đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ – những doanh nghiệp rất cần vốn để phục vụ cho mục đích tăng trưởng và duy trì hoạt động kinh doanh của mình.

Do đó, quản lý dòng tiền là rất quan trọng nhằm đảm bảo rằng một công ty có thể duy trì khả năng thanh toán đúng hạn.

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ đã phát hiện ra rằng không đủ vốn chính là lý do đứng thứ 2 khiến các doanh nghiệp nhỏ đi đến thất bại.. Hơn nữa, khoảng 43% những người cần vốn và cố gắng vay vốn từ các ngân hàng đã không được cho vay.

Quản lý dòng tiền sẽ giúp các doanh nghiệp duy trì được vốn lưu động, tính thanh khoản và các quỹ phục vụ tăng trưởng và mở rộng.

Việc thường xuyên theo dõi và phân tích dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp có thể dự đoán chính xác tình trạng dòng tiền trong tương lai. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch trước cho các khoản chi bằng tiền mặt trong khi vẫn triển khai các hoạt động kinh doanh thông thường cũng như tiến hành các hoạt động cần thiết khác theo yêu cầu.

Bất kỳ khoản tiền mặt dư thừa nào cũng nên được tiết kiệm trong khoản dự trữ tiền mặt của doanh nghiệp bạn hoặc đầu tư phục vụ tăng trưởng khi có cơ hội phù hợp.

Quản lý dòng tiền tốt là gì?

Quản lý dòng tiền hiệu quả là khi mà một doanh nghiệp vừa có thể tiến hành đầu tư và quản lý chi tiêu tiền mặt vừa có thể duy trì hoạt động và tính thanh khoản của mình.

Điều này bao gồm:

• Rút ngắn chu kỳ thu tiền mặt
• Đàm phán với các nhà cung cấp về các điều khoản có lợi
• Lập kế hoạch phù hợp dựa trên dự báo dòng tiền

Việc quản lý dòng tiền hiệu quả và phân bổ tiền mặt hợp lý sẽ giúp các công ty có thể trang trải các chi phí hoạt động, tận dụng các cơ hội đầu tư và duy trì lượng dự trữ tiền mặt ở mức phù hợp.

Ví dụ, một công ty sản xuất máy tính mua các linh kiện quan trọng từ một nhà cung cấp áp dụng chính sách cung cấp hàng hóa với thời hạn thanh toán là 30 ngày. Công ty sản xuất máy tính phải thanh toán 4 triệu USD trong vòng 30 ngày kể từ ngày mua hàng cho nhà cung cấp linh kiện.

Công ty có sẵn 20 triệu USD tiền mặt và sau 30 ngày có một cơ hội đầu tư trị giá 20 triệu USD, điều này sẽ tiêu tốn toàn bộ số tiền mặt hiện có của công ty.

Thay vào đó, công ty sản xuất có thể thương lượng với nhà cung cấp linh kiện để kéo dài thời hạn thanh toán lên 60 ngày. Việc trì hoãn này sẽ cho phép công ty có thể sử dụng nguồn vốn sẵn có để đầu tư và có thêm 30 ngày để thanh toán cho nhà cung cấp.

Bằng cách này, công ty có thể tận dụng cơ hội đầu tư trong khi vẫn duy trì hoạt động kinh doanh.

Mục tiêu của quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền có 2 mục tiêu chính:

1. Giám sát chặt chẽ các giao dịch tiền mặt và lập kế hoạch chi tiêu vốn

Điều này có thể giúp các doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Các công ty đều cần phải thanh toán định kỳ cho các nhà cung cấp đối với các loại hàng hóa đã mua, trả lương cho nhân viên và chi trả các chi phí khác. Việc kiểm soát và lập kế hoạch chặt chẽ đối với các giao dịch tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được đủ lượng tiền mặt dự trữ để sử dụng ngay cả khi dòng tiền ra của doanh nghiệp vượt quá dòng tiền vào.

Có những công ty vẫn có thể duy trì lợi nhuận dù dòng tiền âm.

Do đó, việc duy trì số dư tiền mặt tối ưu là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp để có thể đảm bảo thanh toán đúng hạn cũng như chi trả tất cả các loại chi phí khác. Điều này có thể ngăn chặn doanh nghiệp phá sản vì nó có ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Do đó, quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhằm đảm bảo khả năng thanh toán mọi chi phí phát sinh đột xuất một cách dễ dàng. Mục tiêu cuối cùng chính là tối đa hóa tính thanh khoản của doanh nghiệp.

2. Giảm thiểu chi phí vận hành và đảm bảo các chi phí cần thiết

Mục tiêu trên hết của việc lập kế hoạch và quản lý tiền mặt nhằm tối đa hóa tính thanh khoản chính là để doanh nghiệp có thể giảm thiểu dòng tiền ra và hạn chế các khoản chi phí không cần thiết.

Bất kỳ khoản tiền mặt dư thừa nào cũng nên được đầu tư sinh lợi một cách khôn ngoan để các doanh nghiệp có thể thu về nhiều tiền mặt hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có thể duy trì vòng chu chuyển tiền mặt lành mạnh và cải thiện tình hình tài chính nói chung.

Cuối cùng, mục đích của việc thực hiện tất cả các hoạt động quản lý dòng tiền chính là để giảm thiểu chi phí vận hành và duy trì khả năng thanh toán, tính thanh khoản cũng như đáp ứng mọi nhu cầu ngắn hạn của doanh nghiệp.

Chức năng chính của quản lý dòng tiền

Để vượt qua thử thách vừa duy trì tính thanh khoản tốt, vừa đảm bảo lợi nhuận, việc quản lý dòng tiền cần thực hiện 3 chức năng như sau:

1. Quản lý hàng tồn kho

Một chức năng chính của quản lý dòng tiền chính là quản lý hàng tồn kho của công ty để duy trì một số lượng ít hàng tồn kho sẵn có. Quản lý dòng tiền sẽ ngăn chặn việc các doanh nghiệp kìm hãm tiền mặt trong các tài sản hữu hình. Hàng tồn kho càng nhiều thì doanh thu càng bị mắc kẹt trong chính những tài sản đó.

Điều này sẽ làm sụt giảm đáng kể tính thanh khoản của một doanh nghiệp. Quản lý dòng tiền tốt hướng đến mục tiêu là rút ngắn chu kỳ vòng quay hàng tồn kho, thể hiện doanh nghiệp bán ra và thay thế các loại hàng hóa rất nhanh chóng. Công thức tính như sau:

Công thức thời gian quay vòng hàng tồn kho – Cho biết công ty bán và thay thế hàng hóa nhanh như thế nào

Công thức hàng tồn kho bình quân – Xác định lượng hàng tồn kho bình quân của một công ty

Theo đó, số ngày tồn kho có thể được tính như sau:

Công thức số ngày tồn kho – Một tỷ lệ hiệu quả cho biết một công ty mất bao lâu để chuyển hàng tồn kho thành doanh thu

Vòng quay hàng tồn kho càng cao thì càng tốt bởi vì điều này chứng tỏ công ty đang bán ra các loại hàng hóa rất nhanh, thể hiện nhu cầu về sản phẩm của họ rất cao.

Ví dụ: Walmart đã báo cáo doanh thu hàng năm vào năm 2021 là 559 tỷ USD. Hàng tồn kho cuối năm của họ là 44,9 tỷ USD, hàng tồn kho đầu kỳ là 44,4 tỷ USD và giá vốn hàng bán là 420,315 tỷ USD. Theo các công thức nêu trên, thời gian luân chuyển hàng tồn kho của Walmart là khoảng 39 ngày.

2. Quản lý các khoản phải thu

Các khoản phải thu bao gồm các khoản bán hàng mà công ty đã bán ra nhưng chưa thu về tiền mặt, nghĩa là công ty đã bán chịu hàng hóa. Thời hạn thanh toán này thường dao động từ 30-90 ngày, hoặc có thể lên đến 120 ngày.

Các doanh nghiệp nên thử rút ngắn thời hạn thu tiền của mình.

Các công ty cần triển khai cơ chế theo dõi để đảm bảo thu hồi các khoản thanh toán từ người mua một cách nhanh hơn, tránh việc gặp phải các khoản nợ khó đòi.

3. Quản lý các khoản phải trả

Chức năng cuối cùng của quản lý dòng tiền là đảm bảo rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và tất cả các chi phí cho bên thứ ba đều được thanh toán đúng hạn.

Khác với khoản phải thu, khoản phải trả là khoản nợ của doanh nghiệp đối với bên thứ ba. Chức năng này sẽ giải quyết mục tiêu thứ nhất mà chúng tôi vừa nêu trên là duy trì số dư tiền mặt tối ưu để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Do đó, các công ty cần phải phân tích khả năng mà mình có thể đáp ứng các nghĩa vụ nợ hiện tại định kỳ. Điều này đòi hỏi công ty phải lập kế hoạch về chi tiêu tiền mặt một cách hợp lý. Các khoản thanh toán này cần phải được xác định thời gian hợp lý sao cho doanh nghiệp vừa duy trì được tính thanh khoản vừa duy trì được lượng tiền mặt dự trữ đủ để đầu tư vào các cơ hội khác.

4 chiến lược quản lý dòng tiền cho các doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong việc quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Vì thế, ở phần này, chúng tôi cung cấp một số bí quyết về chiến lược quản lý dòng tiền mà các doanh nghiệp nhỏ có thể vận dụng.

Bán hoặc cho thuê các thiết bị nhàn rỗi

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có ít vốn và khả năng thanh khoản thấp hơn do ngân sách hạn chế.

Khi thiếu tiền mặt, một cách hiệu quả để tăng tính thanh khoản là bán hoặc cho các đơn vị khác thuê lại các loại thiết bị không sử dụng.

Điều này còn có thể giúp tiết kiệm không gian mà các thiết bị đó chiếm dụng.

Tăng tỷ suất lợi nhuận

Điều này có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ tạo ra thanh khoản để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.

Khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng và nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ của họ tăng cao thì giá có thể được điều chỉnh tăng nhẹ để phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng.

Nếu nhu cầu tiêu thụ cao thì việc tăng giá nhẹ này có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Một cách khác để tăng tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm là giảm chi phí sản xuất và chi phí giao hàng. Đây là những giải pháp có thể giúp tăng tính thanh khoản cũng như cân bằng dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng có thể thuê lại các loại thiết bị cần sử dụng để giảm chi phí. Đồng thời có thể sử dụng số tiền chênh lệch này để đầu tư vào các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Đầu tư bao nhiêu tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của bạn

Đây là một nguyên tắc đơn giản nhưng đôi khi lại không hề dễ dàng để doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm cải thiện việc quản lý dòng tiền của mình.

Tránh các chi phí không cần thiết chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền lành mạnh.

Đừng quá tham vọng và lãng phí nguồn lực để triển khai một chiến lược có thể đem đến thành công nhanh hơn nhưng lại tốn kém hơn, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc tiềm ẩn rủi ro đối với doanh nghiệp của bạn.

Nếu chi phí đó là thực sự cần thiết, hãy chọn các giải pháp thay thế ít tốn kém hơn và phù hợp nhất với bạn.

Huy động vốn từ các tổ chức tài chính thay thế

Bơm tiền mặt là cách giải quyết hầu hết mọi vấn đề liên quan đến dòng tiền mà các công ty gặp phải.

Huy động vốn từ các tổ chức tài chính thay thế chính là một trong những cách thức tốt nhất để các doanh nghiệp vừa và nhỏ cải thiện việc quản lý dòng tiền của mình, vì hầu hết các doanh nghiệp này thường sẽ bị từ chối khi đăng ký vay vốn ngân hàng. Nguyên nhân là bởi vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường được coi là các công ty có rủi ro cao và có điểm tín dụng không phù hợp với yêu cầu của các ngân hàng. Ngoài ra, các doanh nghiệp này cũng có thể không có đủ tài sản thế chấp theo yêu cầu của ngân hàng.

Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không đáp ứng được các yêu cầu chặt chẽ này nên các ngân hàng cho rằng không đủ tin cậy để cho vay vốn.

Các tổ chức tài chính thay thế như Velotrade chính là giải pháp nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong việc huy động vốn từ các tổ chức cho vay truyền thống. Ngoài các khoản phải thu hoặc các hóa đơn thanh toán, chúng tôi không yêu cầu bất cứ loại tài sản thế chấp nào khác. Toàn bộ quá trình cũng được thực hiện dựa trên kỹ thuật số. Điều này giúp đẩy nhanh dòng tiền và tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp của bạn bất cứ lúc nào.

Dựa trên loại hình và lĩnh vực kinh doanh của mình, bạn có thể tìm thấy các giải pháp tài chính phù hợp với nhu cầu. Bạn có thể sử dụng các khoản tiền có được từ việc huy động vốn để đầu tư vào các nguồn lực và các cơ hội khác nhằm mở rộng và phát triển quy mô công ty. Điều này sẽ tác động trực tiếp đến vốn lưu động của công ty bạn.

Huy động vốn cho các hoạt động kinh doanh có thể giúp bạn tránh khỏi tình trạng thiếu thanh khoản để đảm bảo cho các chi phí hàng ngày. Quản lý dòng tiền đòi hỏi những nỗ lực không ngừng và sự hiểu biết thấu đáo về bản chất của việc kinh doanh.

Vì thế mà biết cách cải thiện và quản lý dòng tiền là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào.