Hóa đơn là gì?

Hóa đơn cần bao gồm nội dung gì để được tài trợ vốn?

Một hóa đơn dù thuộc loại nào cũng cần các trường thông tin cơ bản nhất định để được xem là có hiệu lực. Những thành tố này bao gồm:

• Cụm từ “HÓA ĐƠN”
• Một mã số định danh duy nhất
• Số tiền phải trả

Ngoài ra, hóa đơn được sử dụng để tài trợ vốn phải kỹ lưỡng hơn và đòi hỏi nhiều chi tiết hơn.

Để tránh bị từ chối yêu cầu tài trợ vốn, hóa đơn của bạn nên bao gồm:

Thông tin liên hệ chi tiết của các Bên

Thông tin này bao gồm địa chỉ đầy đủ của Bên mua lẫn Bên bán, cho phép Bên cho vay dễ dàng xác nhận giao dịch.

Ngày phát hành hóa đơn và ngày đến hạn thanh toán

Các điều khoản thanh toán rõ ràng cho phép nhà cung cấp đánh giá rủi ro gắn liền với thời gian thời gian đến hạn thanh toán hóa đơn.

Incoterms (Các điều khoản thương mại quốc tế)

Có 11 bộ quy tắc riêng về phương thức vận chuyển xác định rõ bên nào phải chịu:

• chi phí vận chuyển
• phí bảo hiểm
• các loại thuế
• điểm chuyển giao rủi ro

Nội dung này cho biết trách nhiệm của Bên mua và Bên bán trong thương mại quốc tế.

Khi đưa vào những điều khoản này, bạn sẽ thể hiện với Bên cho vay rằng bạn ý thức được quyền lợi và trách nhiệm của mình với tư cách Bên bán.

Chi tiết từng mặt hàng trong hàng hóa và dịch vụ được cung cấp

Việc nêu rõ ràng, chi tiết hàng hóa và dịch vụ được cung cấp là điều kiện quan trọng để hạn chế tranh chấp.

Từ lập trường của Bên cho vay, điều này sẽ giảm bớt nguy cơ mất khả năng thanh toán đến từ sự không hài lòng của khách hàng.

Thông tin ngân hàng chi tiết  

Ngay cả khi hóa đơn không yêu cầu trả tiền vào tài khoản ngân hàng (ví dụ: thanh toán bằng tiền mặt), thì Bên cho vay hầu như sẽ luôn cần thông tin ngân hàng chi tiết để thực hiện các giao dịch chuyển tiền cho các hóa đơn tạm ứng.

Để chuyển vốn thành công thông qua tài trợ vốn, bạn phải cung cấp số tài khoản ngân hàng được mở với tổ chức tài chính.

Chữ ký

Chữ ký có thể là chữ ký số hoặc ký tay, đại diện cho một lớp xác thực và bảo mật thêm đối với tất cả các bên liên quan.

Đối với Bên cho vay, chữ ký này giảm bớt rủi ro mất khả năng thanh toán vì thể hiện sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan đối với điều khoản được nêu trong hóa đơn.

Ta hãy cùng xem ví dụ dưới đây!

Ngoài ra, còn một số phần phụ khác như sau:

Logo công ty

Phần này có thể giúp xây dựng giá trị thương hiệu đối với người mua, và thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Hình thức chuẩn

Tuy hình thức chuẩn khác biệt tùy theo công ty, nhưng vẫn giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Cách trình bày chung sẽ là:

• Bên phải: số hóa đơn, số tiền phải trả, ngày xuất hóa đơn và hạn thanh toán cùng với chữ ký
• Bên trái: thông tin liên lạc chi tiết của Bên bán và Bên mua, chi tiết từng mặt hàng trong hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp
• Mội trong hai bên: Logo của Bên bán và lời nhắn cảm ơn

Các thông tin giao hàng cụ thể như incoterms thường được đặt trước hoặc sau mô tả về các mặt hàng.

Lời nhắn cảm ơn riêng

Phần này giúp xây dựng giá trị thương hiệu và lòng trung thành hơn nữa. Việc thêm vào một điểm nhấn cá nhân sẽ giúp có được mối quan hệ vững chắc với khách hàng.

Các điều khoản và điều kiện của giao dịch

Tuy không bắt buộc, nhưng đây có thể là công cụ pháp lý hữu ích trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Hóa đơn có công dụng gì?

Chức năng chính của hóa đơn là yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn.

Tuy nhiên, tài liệu này còn mang đến một số chức năng và lợi ích khác dành cho doanh nghiệp:

Sự bảo vệ hợp pháp

Hóa đơn quy ước một bản ghi chép các điều khoản và chi tiết mua hàng đã được đồng thuận. Vì vậy, nó đóng vai trò là bằng chứng thanh toán hợp pháp trong trường hợp có tranh chấp.

Hóa đơn có thể là tài liệu giá trị để bảo vệ doanh nghiệp trước mọi hành động pháp lý bất kỳ.

Tiếp thị và dự đoán chính xác

Hóa đơn thường là tài liệu đầu tiên cần đến khi ghi lại các dòng tài chính thu về của công ty.

Dữ liệu từ hóa đơn có thể giúp nhận diện khuynh hướng mua hàng của khách hàng và biến động tồn kho. Điều này mang đến những dữ liệu vô giá để ra các quyết định chiến lược trong tương lai.

Hỗ trợ nộp thuế, ghi sổ sách và quản lý chung

Việc theo dõi hóa đơn giúp các hoạt động tẻ nhạt trong doanh nghiệp trở nên đơn giản và trực quan. Những ghi chép này giúp đơn giản hóa nhiệm vụ của nhân viên hành chính và hạn chế bớt sai sót do con người.

Những hồ sơ hóa đơn này cũng giúp ghi sổ sách cho mục đích kế toán. Điều này không chỉ giúp phòng kế toán đánh giá hiệu quả tài chính của bạn, mà còn giúp bạn theo dõi lợi nhuận và dòng tiền của mình.

Do vậy, quy trình báo cáo và nộp thuế của nhà đầu tư cũng trở nên dễ dàng.

Hóa đơn hoặc ghi chép số hóa còn giúp bạn thu thập và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn nữa.

Tài trợ vốn với hóa đơn điện tử

Một trong những động lực chính đứng sau các lợi ích được liệt kê trên đây chính là sự tăng cường tích hợp công nghệ vào quá trình lập hóa đơn.

Theo ước tính, hóa đơn điện tử sẽ đạt giá trị gần 30 tỉ USD vào năm 2027.

Hóa đơn điện tử đang trở thành một phương thức chuẩn trong ngành, chứ không chỉ là xu hướng mới nổi.

Với thị trường hóa đơn điện tử toàn cầu sẽ đạt tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm là 17,4% vào năm 20230, hóa đơn điện tử mang đến những lợi ích sau:

Tự động hóa quy trình lập hóa đơn

Số hóa quy trình lập hóa đơn cũng đồng nghĩa bạn không còn phải tập hợp và gửi hóa đơn theo cách thủ công nữa. Thay vì thế, ta có thể lập trình để các quy trình này diễn ra ngay lập tức khi được kích hoạt bằng nguồn đầu vào thủ công hoặc số hóa.

Điều này giúp cắt giảm những quy trình công việc quản trị không cần thiết và gia tăng hiệu suất, khi cho phép bạn tập trung vào những tác vụ có ý nghĩa hơn. Theo báo cáo, đó đến 66% các đội nhóm tài chính đang dành hơn 5 ngày mỗi tháng chỉ để quản lý hóa đơn (SCSE, 2021).

Giảm thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng (DSO)

Bạn có thể giảm bớt thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng thông qua hóa đơn điện tử, vì nó giúp tăng tốc cả quá trình gửi hóa đơn lẫn thanh toán. Nghiên cứu cho thấy việc lập hóa đơn số hóa thường giảm khoảng 14 ngày DSO mỗi năm (theo Seremet, 2021) chỉ nhờ giảm bớt thời gian chờ trong quy trình bình thường, từ đó cũng giảm bớt chu kỳ vốn lưu động của công ty, mang đến lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Tuy vậy, theo một khảo sát, chỉ có 7% tổ chức có giải pháp lập hóa đơn tự động. Không những thế, 35% không có kế hoạch chuyển sang Quy trình Tự động hóa. Điều này đồng nghĩa các doanh nghiệp tích hợp tự động hóa nhanh chóng sẽ có nhiều khả năng giành được lợi thế cạnh tranh trong trung và dài hạn so với phần lớn thị trường.

FinTech thúc đẩy nhiều lợi ích

Nhiều công ty đang biến những lợi ích trên thành sự thật thông qua FinTech, những công ty chuyên số hóa toàn diện quy trình tài chính.

Nhờ sự cộng sinh giữa tài chính hóa đơn truy cập nhanh và các quy trình kỹ thuật số tự động, trải nghiệm thương mại dành cho tất cả các bên sẽ được nâng cao đáng kể.

Hãy đăng ký tài trợ cho hoá đơn của bạn để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển lên một tầm cao mới.