Đơn đặt hàng là gì?

Như vậy, đơn đặt hàng nên bao gồm những gì để tài trợ vốn được suôn sẻ? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Hình thức đơn đặt hàng đăng ký tài trợ vốn

Đơn đặt hàng không chỉ là yêu cầu mua hàng; đó là chứng từ cơ bản để tiếp cận nguồn tài trợ vốn. Hãy bắt đầu với những yếu tố thiết yếu.

Mỗi PO đều phải có:

Thông tin liên hệ của Bên mua: Phần này bao gồm họ tên đầy đủ tên công ty, địa chỉ giao hàng và thông tin liên lạc.

Thông tin chi tiết của nhà cung cấp: Cũng phải bao gồm họ tên đầy đủ tên công ty, địa chỉ thanh toán và thông tin liên lạc của nhà cung cấp. Đối tượng này có thể là cá nhân hoặc tổ chức.

Mã số đặt hàng duy nhất: Mã số định danh duy nhất này giúp theo dõi tình trạng đơn hàng và giao hàng.

Ngày lập PO: Đây là ngày tạo đơn đặt hàng.

Ngày giao hàng dự kiến: Chẳng hạn đây là ngày ước lượng mà hàng hóa được giao đến nơi, và đơn hàng phải hoàn thành tại thời điểm đó.

Nhưng hãy khoan! Để đăng ký tài trợ vốn, đơn đặt hàng của bạn sẽ cần thêm những yếu tố sau ngoài thông tin cơ bản:

Chi tiết sản phẩm: Mô tả cặn kẽ về sản phẩm cùng với số lượng, mã số SKU sản phẩm hoặc số mẫu, đơn giá và tổng chi phí, giúp ích trong việc đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hay thiếu sót.

Điều khoản thanh toán: Phải quy định cụ thể Quy tắc thương mại quốc tế (Incoterms) để xác định bên nào sẽ chịu chi phí và rủi ro khi vận chuyển. Các điều khoản càng rõ ràng sẽ càng tránh cho bạn phải đau đầu về sau!

Phương thức vận chuyển: Nên bao gồm phương thức vận chuyển hàng hóa để đảm bảo Bên mua ý thức mọi rủi ro có thể ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng.

Các lưu ý bổ sung: Mọi thông tin bổ sung liên quan phải được thêm tại đây.

Xin nhớ rằng cả hai bên đều phải thông qua đơn đặt hàng biến nó thành hợp đồng có sự ràng buộc pháp lý. Đơn đặt hàng càng hoàn thiện sẽ càng giúp quá trình đánh giá tín dụng nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

Hãy tham khảo mẫu đơn đặt hàng sau nhé!

So sánh đơn đặt hàng với hóa đơn

Vậy sự khác biệt giữa đơn đặt hàng với hóa đơn là gì?

Đơn đặt hàng là xuất phát điểm của quá trình mua hàng, nêu rõ hàng hóa phải được giao là gì, với số lượng bao nhiêu và trong những điều kiện nào. Ngược lại, hóa đơn là bước kết thúc mua hàng, xác nhận đã cung cấp hàng hóa gì và còn nợ lại bao nhiêu tiền.

Cả hai loại chứng từ đều hết sức quan trọng duy trì sự trôi chảy trong giao dịch thương mại. Việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả những vấn đề này sẽ tác động đáng kể đến hiệu suất kinh doanh và mối quan hệ với các đối tác.

Trong thương mại, đơn đặt hàng và hóa đơn có nhiều điểm tương đồng nhưng chúng không phải là một. Hai loại chứng từ này đóng vai trò thiết yếu trong quá trình mua bán. Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về sự khác biệt giữa chúng:

Mục đích

Đơn đặt hàng (PO) khởi động quy trình trước vận chuyển, cho phép các doanh nghiệp mua hàng hóa và bắt đầu tài trợ nhập khẩu. Mục đích chính của PO là yêu cầu phê duyệt các điều khoản mua hàng và theo dõi tiến độ đặt hàng.

Trong khi đó, hóa đơn giống như lời nhắc nhở “Đã đến hạn trả tiền” mà Bên bán gửi đến Bên mua. Hóa đơn được phát hành sau khi đã giao hàng hóa hoặc đã cung cấp dịch vụ. Hóa đơn bao gồm giá cả đã thỏa thuận trong PO và được sử dụng sau khi vận chuyển để hoàn tất giao dịch cũng như ghi nhận doanh thu.

Mục đích thiết yếu là xác nhận chi tiết đơn đặt hàng, điều khoản thanh toán và giúp Bên bán theo dõi hồ sơ bán hàng, những việc không thể thiếu trong quản lý và kế toán hàng tồn kho.

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các mục đích khác nhau khi sử dụng hoá đơn để hiểu đầy đủ về chức năng của chúng đối với doanh nghiệp.

Những yếu tố chính

Tuy cả hai loại chứng từ đều phải nêu rõ chi tiết đơn đặt hàng, thông số kỹ thuật của sản phẩm, thông tin liên hệ của Bên mua, Bên bán cũng như các điều khoản vận chuyển, nhưng hóa đơn phải chiếu theo PO để biết mức giá thỏa thuận.

Điều quan trọng là bạn phải liên hệ lại hóa đơn với PO bằng cách nhắc đến số PO, nhằm đảm bảo các điều khoản trong hóa đơn tương ứng với nội dung đã thỏa thuận trong PO.

Hệ thống đặt hàng nhằm tổ chức giao dịch hợp lý

Bạn vẫn đang quản lý đơn hàng của mình bằng sổ sách? Trong thời đại kỹ thuật số, một hệ thống đặt hàng sẽ giúp bạn như có siêu năng lực vậy!

Bạn có biết rằng các công ty sở hữu hệ thống đặt hàng đang giảm bớt 50-80% chi phí xử lý? Ngoài ra họ còn giảm đáng kể sai sót và chậm trễ trong đặt hàng!

Chúng ta đang nói đến một thứ sức mạnh làm thay đổi cuộc chơi!

Sau đây là những điều tuyệt vời mà hệ thống PO có thể mang đến cho bạn:

Cơ sở dữ liệu về mọi giao dịch trong quá khứ: Hãy tạm biệt cảnh sàng lọc hồ sơ. Bạn chỉ cần một cái nhấp chuột để phê duyệt hay từ chối mọi đơn hàng.

Gia tăng hiệu suất: Tự động hóa chi tiết, tính toán chi phí, theo dõi tức thì – một cơn lốc đầy hiệu suất!

Cải thiện độ chính xác của đơn hàng: Không còn sai sót thủ công với các tài liệu của bạn..

Lập kế hoạch tồn kho tốt hơn: Toàn bộ thông tin về mức tồn kho, các đơn đặt hàng lại và hàng trả về đều sẵn có để bạn lập kế hoạch thông minh.

Hợp nhất liền mạch với các tổ chức tài chính điện tử: Dễ dàng hợp tác với các Bên cho vay điện tử nhờ việc số hoá khâu quản lý đơn đặt hàng của bạn. Cùng với tốc độ FinTech cực nhanh và hệ thống đặt hàng được tổ chức hợp lý, bạn sẽ chứng kiến hiệu suất tăng vọt!

Trong bối cảnh thương mại nhanh như vũ bão này, hệ thống PO số hóa không chỉ là một lựa chọn; mà còn là một nhu cầu. Đơn đặt hàng là “tấm vé vàng” giúp bạn không chỉ mua được hàng hóa mà còn đảm bảo nguồn tài trợ vốn thiết yếu.

Giải pháp tài trợ vốn cho đơn đặt hàng điện tử của Velotrade có thể nâng tầm doanh nghiệp của bạn hơn nữa, với nguồn vốn hiệu quả nhằm mở rộng năng lực giao thương của bạn.