Cải thiện dự báo tài chính trong kinh doanh

Có nhiều lý do khiến việc dự báo chính xác mang ý nghĩa sống còn, bao gồm:

• Xác định đúng điểm định giá sản phẩm và dịch vụ
• Ước tính đúng quy mô sản xuất
• Xác định chỉ tiêu doanh số
• Hoạch định ngân sách cho giai đoạn sắp tới
• Lập báo cáo chính xác và thỏa đáng cho cổ đông và nhà đầu tư

Dự báo định tính hay định lượng

Có hai phương pháp chính trong dự báo tài chính, mỗi phương pháp lại sở hữu các bộ công cụ và kỹ thuật riêng.

Dự báo định tính sử dụng phân tích và phán đoán chuyên môn thay vì phụ thuộc vào số liệu thuần túy.

Ví dụ, phương pháp Delphi yêu cầu các chuyên gia trả lời một loạt các bảng câu hỏi. Kết quả được tổng hợp và phát lại cho chính các chuyên gia này. Sau đó, họ được phép điều chỉnh dự đoán hoặc ước tính ban đầu của mình sau khi đọc phản hồi của nhóm. Quá trình này tiếp tục đến khi xuất hiện một vài khuôn mẫu rõ nét, thống nhất trong các câu trả lời.

Các hình thức dự báo định tính khác bao gồm sử dụng các nhóm tập trung và khảo sát chủ quan. Dự báo định tính đặc biệt hữu ích trong những thị trường có dữ liệu mông lung hoặc hạn chế. Có thể bao gồm các trường hợp mà doanh nghiệp hoạt động tại những nước đang phát triển, nơi các hệ thống chính quyền không theo dõi giao dịch một cách xác thực.

Mặt khác, dự báo định lượng nghĩa là sử dụng phân tích xu hướng để dự đoán khuynh hướng trong tương lai.

Ví dụ, một công ty có thể phân tích doanh số trong giai đoạn 5-10 năm để xác định các chu kỳ lên xuống phổ biến. Ngày nay, việc phân tích định lượng thường được giao phó cho các chuyên gia phân tích dữ liệu hoặc nhà khoa học dữ liệu thuộc bên thứ ba, những người có thể sử dụng các thuật toán riêng để xác định kết quả.

Ta không nhất định phải sử dụng chỉ duy nhất phương pháp định tính hoặc định lượng. Trong thực tế, các công ty hiếm khi chỉ trông cậy vào phương pháp này hoặc phương pháp kia.

Ví dụ, một công ty có thể vừa tiến hành phân tích xu hướng, vừa khảo sát nhóm tập trung. Giả sử dữ liệu được dùng là chính xác, thì ta có thể kỳ vọng cả hai hình thức dự báo này sẽ cùng dẫn đến một kết luận khá tương đồng. Tuy vậy, nếu hai kết quả lệch nhau, có thể sẽ cần kiểm tra kỹ lại dữ liệu.

7 cách cải thiện độ chính xác khi dự báo tài chính

Tuy không có cách nào để hoàn toàn chắc chắn về các dự đoán của mình trong tương lai, nhưng nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chiến lược nhằm cải thiện độ chính xác trong dự báo tài chính.

1. Áp dụng dựng kịch bản đối với dự báo

Thay vì chỉ dự báo dựa trên một kịch bản duy nhất, hãy lập nhiều dự báo dựa trên các khả năng khác nhau.

Ví dụ, tại thời điểm 2019, chiến tranh thương mại Mỹ-Trung Quốc đã làm gia tăng những phỏng đoán về một cuộc suy thoái vào năm 2020. Do vậy, nhiều doanh nghiệp đã dự báo dựa trên lượng cầu giảm, mức thanh khoản hạn chế hơn và các hệ số thông thường đều ủng hộ chiều hướng đi xuống.

Việc lập dự báo dựa trên một kết quả khả quan cũng có lợi. Các thỏa thuận thương mại riêng lẻ có thể làm dịu bớt ảnh hưởng của thuế nhập khẩu, hoặc hai quốc gia có thể tự giải quyết tranh chấp thương mại giữa họ. Bằng cách mở ra một kịch bản như thế, dù khi ấy ít có khả năng xảy ra chăng nữa, các doanh nghiệp có thể xác định trước những chiến lược tốt nhất để tận dụng tình thế.

Với sự trợ giúp của các chuyên gia dựng kịch bản có trình độ, như tư vấn viên hoặc chuyên gia trong ngành, một doanh nghiệp có thể thiết lập chiến lược thông qua dự báo các tình huống như:

• Tiếp tục áp thuế nhập khẩu thương mại nhưng ở mức thấp hơn dự kiến
• Lãi suất thấp, do Mỹ cố gắng duy trì kích thích kinh tế trong chiến tranh thương mại
• Quan điểm đầu tư thay đổi theo một mảng đặc thù trong ngành nghề của doanh nghiệp

Quá trình này có thể tốn thời gian, nhưng các doanh nghiệp sẽ phản ứng tốt hơn trước kịch bản thay đổi nếu có nhiều kế hoạch dự phòng.

2. Sử dụng phương thức tiếp cận ngang hàng thay vì từ trên xuống

Các doanh nghiệp phải cố gắng tranh thủ sự đóng góp từ nhiều bộ phận khác nhau và cấp độ thâm niên khác nhau khi dự báo càng nhiều càng tốt. Tuy dự báo thường là hoạt động diễn ra từ trên xuống, nhưng sẽ có lợi nếu các quản lý trong toàn ban điều hành cùng làm sáng tỏ những điểm mù tiềm ẩn.

Ví dụ, quản lý cấp cao có thể dự báo doanh số cao hơn do nguồn cầu tăng rõ rệt. Nhưng các bộ phận kho vận có thể chú ý thấy cơ sở vật chất hoặc các bên cung ứng sản xuất vẫn chưa thích ứng được với lượng cầu mới, từ đó hạn chế tăng trưởng doanh số.

Lượng thông tin đầu vào cho dự báo cũng cần có giới hạn. Quá trình phân tích có thể bị nghẽn nếu có quá nhiều bên đóng góp. Tuy nhiên, ít nhất doanh nghiệp cũng nên tìm nguồn đầu vào không chỉ từ một bộ phận hoặc cấp quản lý duy nhất.

3. Tính đến sự thiên vị cố hữu

Xin lưu ý rằng doanh nghiệp nên tính đến những sự thiên vị cố hữu từ các bộ phận góp phần lập nên dự báo.

Ví dụ, các đội marketing và bán hàng có thể có khuynh hướng dự báo doanh số thấp đi đáng kể khi hay tin rằng ngân sách quảng cáo sẽ giảm. Tương tự, bộ phận sản xuất có thể phóng đại tác động tới năng lực sản xuất nếu nhân lực nhà máy bị cắt giảm.

Ta có thể sử dụng phân tích định lượng để cân bằng điều này. Doanh nghiệp có thể kiểm chứng xem khi ngân sách quảng cáo bị cắt, thì doanh số có giảm nghiêm trọng như bộ phận marketing dự đoán trong vài trường hợp gần đây hay không.

4. Đảm bảo dự báo là hoạt động thường trực

Nên tiến hành dự báo tài chính ít nhất một lần mỗi năm, nhưng không nên mang tính trói buộc. Đôi khi, ta có thể lập một dự báo mới dựa trên hoàn cảnh thay đổi, như một xu hướng tăng bất chợt của thị trường, đối tác thương mại áp thêm các chính sách hạn chế, hoặc một đại dịch gây cản trở nguồn cung nghiêm trọng (trong trường hợp của các doanh nghiệp thực phẩm và nông sản).

Không nên lồng ghép dự báo tài chính với hoạch định chiến lược dài hạn như một kế hoạch 10 năm hoặc 20 năm của công ty. Nó chỉ hiệu quả khi ta sử dụng ở chừng mực tức thời, như lập các kế hoạch cho năm tới hoặc hai quý tới.

Quản lý dòng tiền tốt là điều kiện tiên quyết để dự báo và lập kế hoạch tài chính chính xác, trong khi vẫn đảm bảo hoạt động và thanh khoản bình thường.

5. Kiểm tra xem dữ liệu được dùng có toàn vẹn không

Chất lượng của dữ liệu ảnh hưởng đáng kể đến độ chính xác của dự báo tài chính. Nếu có thể, ta nên đảm bảo dữ liệu được dùng trong dự báo:

• Đến từ nguồn không bị thiên lệch
• Càng gần thời điểm hiện tại càng tốt
• Thể hiện sự nhất quán với nhiều nguồn đáng tin cậy
• Đúng bối cảnh (ví dụ với giá nhiên liệu tại một nước nhất định, nên thể hiện rõ xem giá có bao gồm trợ giá hay không)

Việc tích hợp công nghệ số tiên tiến có thể giúp ích cho doanh nghiệp hơn nữa khi tiến hành phân tích xu hướng thông qua loại suy dữ liệu, giúp quy trình càng hiệu quả hơn.

6. Tính đến nguồn tài trợ vốn có sẵn và chi phí tài trợ

Việc sử dụng tài trợ tài vốn và nghĩa vụ thanh toán sau đó là một phần thiết yếu trong công tác dự báo. Khi lập các dự báo này, doanh nghiệp không được phép bỏ qua tác động của khủng hoảng tín dụng đến hoạt động hay tác động của lãi suất tăng. Một số doanh nghiệp còn có thể đối mặt với rủi ro tái cấp vốn nếu họ cần kéo giãn nợ vì lý do hoạt động. Ngày nay, các công ty có thể tính đến nhiều phương án thay thế ngoài khoản vay truyền thống có kỳ hạn của doanh nghiệp có thể đưa vào dự báo của mình.

Ví dụ, các khoản bao thanh toán hóa đơn là một lựa chọn tài trợ vốn nhanh và không cần thế chấp. Cách này có thể cho phép doanh nghiệp huy động một khoản phụ thêm cần thiết nếu không sẵn có các khoản vay từ ngân hàng truyền thống. Doanh nghiệp cũng sẽ linh hoạt hơn vì chỉ phải chịu chi phí cho các khoản giao dịch đã cấp.

7. Đối chiếu với các doanh nghiệp tương đương

Ngoài theo dõi đối thủ, doanh nghiệp còn có thể tăng phần chính xác cho dự báo của mình bằng cách xem xét doanh số của đối thủ hoặc doanh số của những công ty có chút liên quan (nếu có thể).

Ví dụ, nếu giá vàng tăng, doanh nghiệp ngành trang sức có thể dự định tăng giá đồng thời một cách hợp lý. Doanh thu của các doanh nghiệp liên quan cũng mang đến nguồn “kiểm chứng thực tế” cho các dự báo tài chính – nếu một doanh nghiệp đang trông chờ một đợt tăng trưởng phi mã trong khi các công ty liên quan chờ đợi điều ngược lại, thì ta sẽ cần xem xét thật kỹ. Những dự báo ấy không hẳn là sai, nhưng cấp quản lý cần phải lý giải và chứng minh chúng.

Dự báo tài chính vừa là nghệ thuật, vừa là khoa học

Đây là điều đã được chứng minh khi người ta liên tục cần đến quan điểm và nhận định của chuyên gia (về mặt định tính) bất chấp những tiến bộ trong khoa học dữ liệu. Sẽ có những lúc kinh nghiệm chiến thắng số liệu, hoặc khi các nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp tác động đến toàn ngành.

Do vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải liên tục đánh giá lại và tinh chỉnh các dự báo tài chính của mình để theo dõi dữ liệu thật chính xác.