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人工智能和自动化科技已是大势所趋，成为许多企业用来提高经营效率的方法。 要发挥流程自动化的最大优势，管理人员需要充分了解不同工具或服务的特性，谨慎挑选最适合企业经营模式的软件，并减少对团队的影响。
自动化管理流程
在某些工作范畴，自动化技术已相当成熟。 一个完善的通用软件能够基于公司的IT基础架构来运作，涵盖并优化不同的工作内容。
透过整合企业现行的IT系统与自动化软件，企业可以有效地简化工作流程，同时节省员工时间。
这些算法能够帮助员工快速地处理重复事项，从而减低人为错误，常见的软件类别包括：
- 业务流程管理（Business Process Management、BPM）
- 光学字符识别（Optical Character Recognition 、OCR）
- 机器人流程自動化（Robotic process automation、RPA）
机器人流程自动化 (RPA) 已成功应用于金融领域的多项业务，包括：
- 财务控制与报告
- 现金支付
- 一般会计
- 客户关系管理
不少精通互联网的消费者已习惯在线上平台管理个人事务，因此企业可以结合数码化平台与自助服务，提升顾客服务的水平。 同时，自动化工具使企业能够更加善用资源，亦有利于提升公司的品牌价值。
以聊天机器人应对客户查询
聊天机器人 （又称智能客服 Chatbot AI） 能高效地处理大量的客户查询，并且无需占用员工宝贵的工作时间。
您可以理解这种自动化软件为基于人工智能运作的客户服务专员，同时具备定制选项，协助企业及时地同步应对各类查询。
这类型服务不仅容易负担，还更能为销售对象提供专业支持，有效管理客户的信息，提升公司的潜在销售额。 Intercom便是其中一款广泛使用的自动化客服软件。
自助服务渠道
自助服务渠道 （Self-Service Portals） 使得许多流程都可以在远程执行，如引导客户、管理交易、支持客户、查询数据库等。
顾客至上的经营观念尤为重要。企业透过建立线上的沟通渠道及接口，可以提供更多样化的远程服务，有效为双方节省时间，提高客户满意度，长远来说有助改善客户保留率。
另一边厢，员工的满意度亦同样不容忽视。 Appogeehr便是帮助公司管理人力资源的服务，可以统一处理位于世界各地的员工的事宜。
揉合团队经验和自动化的优点
尽管人工智能的应用越来越广泛，但部分财务管理的工作仍然需要一定程度上的人为判断，例子包括：
- 审计
- 风险管理
- 财资管理
- 财务规划和分析
- 税务
今后，发展自动化工具及人工智能应用服务的企业将进一步踏足这些领域，而各行各业都更加需要经验丰富的管理人员来担当重要的决策角色。
自动化与繁复的日常操作
虽然自动化科技越渐成熟，但大多数基于人际互动的工作范畴都是更难于完全自动化的，举例来说：
- 业务发展
- 对外关系
- 会计管理
尽管如此，自动化软件有效支持销售及营销团队的个别需求，企业可以针对指定的范畴，使用不同种类的应用程序。
例子：
客户关系管理系统 （Customer Relationship Management System） 能有效减省日常整理试算表的人力资源，更可妥善地集中保存客户记录。同时，与客户的沟通过程和业务进展变得一目了然，这确保销售团队可以按既定的详细计划与不同客户进行商谈。另外，销售、营销和行政部门可以同步从数据库中获取各项目的最新信息，从而显著改善客户管理的流程。
电邮营销软件可以帮助企业锁定目标客户群，配合客制化的邮件内容，更快速高效地将合适的信息传播至客户端。 透过如Mailchimp的自动化电邮营销软件，企业可以活用现有客户及潜在客户的资料库作推广之用。
营销自动化应用有助于细化营销策略，提高精准营销的效益。 另外，这些软件还可以帮助营销人员进行内容创作，改善市场划分，开发潜在客户及市场。
贸易融资：正值转型期的行业
全球贸易活动的融资额已高达每年15万亿美元，然而不少融资方在处理贸易融资的手续时，还是要求申请人递交传统的实体文件。
原因是在不少国家，重要文件如提货单和发票依然以打印本作准。 而当货物沿着供应链运输时，运输人员仍会交换相关货运文件的打印本。
不过，改变仅是转眼间的事，无纸化通关亦已在各地陆续实施。
如今，Velotrade等数字化平台已全面使用自动化技术，将申请融资相关的行政工作量降至最低。供应商和投资者只需通过Velotrade在线平台即可快速进行交易。
应用程序接口 （Application Programming Interface – API） 是连接银行、会计师事务所和电商店家的数字化媒介。企业在选择自动化服务时，同时代表需要信任你的服务提供商。 据IBM的调查，在2020年，安全漏洞问题导致了不同公司共逾386万美元的损失。
客户服务与用户体验
现有客户可以从手机或桌面客户端登录网上平台，自助查阅交易状态。团队可以按照客户管理系统上的资料，及时跟进各类查询，按个别情况作后续安排。藉此，客户管理系统有助提升用户体验及优化转换率，对于繁忙的销售团队来说尤为重要。
合规程序及管控
部分信贷审批和合规程序仍然需要人手把关，配合定期检查数据库，以预防欺诈及遵从严格的金融法规要求，保障卖家和投资者。同时，Velotrade使用光学字符识别（Optical Character Recognition 、OCR）的技术来检查发票的内容规格，将相关的人为判断降至最低。
自动化与团队管理
无容置疑，善用自动化技术可以成为业务发展的一大助力，尤其能改善产品性能及节省人力成本。
不过在为企业带来巨大的效益之前，管理层需要克服不少潜在的团队问题及挑战。
数字化和自动化的技术日新月异，业务转型的程度和速度也比想象高。与此同时，管理团队会面临决策上的压力，需要迅速分析相关情况，订立合适的经营方针。 比如说，近年来许多个人销售业务都转趋自助化，管理人员便须因时制宜，决定团队日后的工作目标。
这些转变不但对管理人员的分析力和决策力有所要求，同时亦需要公司团队的支持和行动。因为相关的方针很大程度上会影响员工及其工作文化，所以管理层在实施这些项目时，应谨慎地评估进度，并及时回应员工的意见回馈。
如何实行自动化流程
在引入自动化工具之前，主管应该先建立一个弹性和以人为本的工作环境，通过良好的沟通协助成员适应转变带来的冲击。
这些方法有效帮助企业克服工作性质转变的过渡期，令每位员工都充分了解新的流程和有关影响。